Как настроить Word/Excel для работы с сертификатом?

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

Для создания ЭП документа в Microsoft Office Word/Excel 2010/2013/2016 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature». Описание использования этого продукта (плагина) имеется в данном документе. Дистрибутив плагина доступен на странице: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

В Microsoft Office Word/Excel 2007 есть возможность подписывать документы как с плагином «КриптоПро Office Signature», так и без него.

Важно помнить, что, если после создания и подписи документ будет открыт в другой версии Microsoft Office Word/Excel, то ЭП документа проверится не всегда.

Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него — и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office. 

Документ сделан и подписан в:

Документ открывается в:

   Office 2003  Office 2007 Office 2007 с плагином  Office 2010/2013/2016 Office 2010/2013/2016
с плагином
Office 2003 Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6 Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6.
При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6.
При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи» Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Office 2007 Подпись не будет показана Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 Подпись не будет показана Подпись не будет показана
Office 2007 с плагином Подпись не будет показана При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 Подпись не будет показана Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6
Office 2010/2013/2016 - - - - -
Office 2010/2013/2016 с плагином Подпись не будет показана При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 Подпись не будет показана Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6

  

Оглавление

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft Office Word/Excel 2003

         1.1. Создание цифровой подписи

         1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

2. Использование КриптоПро CSP в Microsoft Office Word/Excel 2007

         2.1. Создание Цифровой подписи

         2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

         2.3. Видимая строка подписи

                 2.3.1. Добавление строки подписи

                 2.3.2. Добавление подписи в строку подписания

                 2.3.3. Просмотра свойств подписи

3. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

         3.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

         3.2. Создание и проверка ЭП

         3.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

         3.4. Видимые строки подписи

                 3.4.1 Добавление строки подписи

                 3.4.2 Добавление подписи в строку подписания

                 3.4.3 Просмотр свойств подписи

         3.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003

1.1. Создание цифровой подписи

В главном меню выберите пункт Сервис → Параметры

1.png

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

2.png

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите > Добавить.

3.png

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

4.png

Выберите сертификат и нажмите ОК.

5.png 

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

6.png

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

7.png

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

8.jpg 

1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис, выбрать Параметры. В появившемся окне на вкладке Безопасность, нажмите кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

9.jpg

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Для просмотра статуса подписи, опять нажмите на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

10.jpg

Замечание:

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

2. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2007

2.1. Создание Цифровой подписи

В главном меню выберите пункт Подготовить, Добавить цифровую подпись

1.png

Появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП.

2.png

Нажмите Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

3.png

Выберите сертификат и нажмите ОК. Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

4.png

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

5.png

В результате подписанного документа, в строке состояния появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

6.png

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок, и справа появится окно, на котором указан статус подписи. Для просмотра состава подписи, правой кнопкой мыши выберите пункт Состав подписи.

7.png

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

8.png

Подписанный документ доступен только для чтения.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

9.png

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

10.png

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

11.png

2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз. В главном меню выбрав пункт Подготовить, Добавить цифровую подпись. Для выбора сертификата нажмите Изменить.

12.png

В результате в области задач Подписи появится еще одна действительная подпись.

13.png

Для просмотра состава подписи, статусов сертификатов в области задач Подписи нажмите по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи.

2.3. Видимая строка подписи

2.3.1. Добавление строки подписи

Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите Строка подписи или нажмите по стрелке рядом с кнопкой и в появившемся меню выберите Строка подписи Microsoft Office.

14.png

Появится информационное окно. Нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

В диалоговом окне Настройка подписи вводится информация о лице, которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе.

15.png

  • в поле Предложенный подписывающий ввести имя подписывающего.
  • в поле Должность предложенного подписывающего название должности подписывающего.
  • поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего ввести адрес электронной почты подписывающего
  • в поле Инструкции для подписывающего можно снабдить подписывающего какими-либо инструкциями. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
  • для добавления комментариев установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
  • для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК

16.png

Созданная строка подписи представляет собой графический объект.

17.png

2.3.2. Добавление подписи в строку подписания

Дважды нажмите мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание

18.png

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи, нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.

Нажав ссылку Выбрать рисунок, можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.

Для выбора цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат нажмите ОК

19.png

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Появится информационно окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

20.png

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена область задач Подписи, в которой приведен список подписей в документе. 

Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи.

Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

После того как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует переслать этим лицам для подписания

21.png

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

22.png

Нажмите по кнопке Просмотр подписей, после чего отобразится область задач Подписи, в которой приведен список подписей в документе.

23.png

Для добавления подписи в строку подписи дважды нажмите по строке подписи или в области задач нажмите по стрелке требуемой подписи и выберите команду Подписать

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

24.png

После этого в области задач Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи

25.png

2.3.3. Просмотра свойств подписи

В области задач Подписи нажмите по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды нажать мышью по строке подписи в документе.

26.png

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр.

27.png

28.png

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо повторное добавление подписи в строку подписи.

При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно:

29.png

Если нажать кнопку Да, все подписи в документ станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки

30.png

появляется информационное окно

31.png

При нажатии кнопки Да и произведя любое действие с документом, все подписи в документ станут недействительными.

Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. В области задач Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.

32.png

Документ, содержащий недействительную подпись, можно подписать повторно.

Для этого в области задач Подписи нажмите по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также нажать правой кнопкой мыши по строке подписи в документе и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.

Замечание:

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

При открытии подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007 используется КриптоПро CSP 3.6.1.

3. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

3.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

Ссылка на дистрибутив: КриптоПро Office Signature

Инструкция по установке и использованию (версия 2.0)

3.2. Создание и проверка ЭП

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

1.png

Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

2.png

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

3.png

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

4.png

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

5.png

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

6.png

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

7.png

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи нажмите правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

8.png

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

9.png

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

10.png

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

11.png

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

12.png

3.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

13.png

Для просмотра состава подписи, нажмите правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

3.4. Видимые строки подписи

3.4.1 Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

14.png

Появится диалоговое окно Настройка подписи. В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

15.png

  • в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
  • в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
  • в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
  • в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
  • для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
  • для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

16.png

Нажмите кнопку ОК.

Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

17.png

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.

3.4.2 Добавление подписи в строку подписания

Дважды нажмите мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание

18.png

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.

При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат

19.png

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

20.png

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. 

Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. 

Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

21.png

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

22.png

Нажмите по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

23.png

Для добавления подписи в строку подписи дважды нажмите по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

24.png

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи

25.png

3.4.3 Просмотр свойств подписи

В окне документа в панели Подписи нажмите по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды нажать мышью по строке подписи в тексте документа.

26.png

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр.

27.png

28.png

Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно:

29.png

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.

30.png

Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.

Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.

31.png

Документ, содержащий недействительную подпись, можно подписать повторно.

Для этого на вкладке Подписи нажмите по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также нажать правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.

3.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:

32.png

Кнопка Дополнительные сведения об этом поставщике служит для перехода на веб-сайт производителя продукта «КриптоПро Office Signature», где можно скачать дистрибутив и установить «КриптоПро Office Signature».

Ссылка на дистрибутив: КриптоПро Office Signature

Инструкция по установке и использованию (версия 2.0)

Оставить отзыв