Учитываем летние расходы: что можно, а что нельзя?

Летом бухгалтеру всегда жарко, даже если за окном погода совсем не летняя. Отчеты за 2 квартал, уплата налогов… На помощь приходят кондиционеры и прохладная водичка из кулера. Хорошо, что их недавно поставили в офисе. Но вот незадача: как быть с этой летней категорией расходов? Могут ли у бухгалтера возникнуть с ними проблемы? Узнаем, какие летние затраты можно учесть при расчете налога на прибыль, а какие – Минфин запрещает.

Вода и кулеры
В вашем офисе поставили кулеры с питьевой водой? Отлично! Работники довольны - им обеспечили нормальные условия труда. Причем не только летом, но и круглый год.
Особенно рад бухгалтер. Расходы на покупку питьевой воды и установку кулеров можно списать без проблем. Минфин не против этого (письмо от 17 июля 2017 г. № 03-03-06/1/45286). И даже перестал требовать проводить анализ воды из-под крана для обоснования таких расходов.
Правда «упрощенцам» такие затраты учесть не получится. Закрытый перечень расходов для расчета налога по УСН этого не позволяет (письмо Минфина России от 6 декабря 2013 г. № 03-11-11/53315).

Кондиционеры, вентиляторы, увлажнители воздуха
Расходы на их покупку тоже не проблема для бухгалтера. Они вполне обоснованы и отвечают требованиям Налогового кодекса РФ (статья 252, подпункты 6 и 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ).
Работать в жару невыносимо. Поэтому установлено, что при температуре в помещении более +28,5 °С нужно сократить рабочий день. По достижении этой температуры работать нужно на час меньше, при +29 °С – на 2 часа и так далее. Таким образом, отсутствие кондиционера может влиять на общую производительность компании. А значит, это не прихоть и не излишество, а вполне себе адекватная мера в рамках охраны труда.
Минфин также согласен с тем, что в летний сезон кондиционер поддерживает нормальные условия труда. Если с подтверждающими документами все в порядке, стоимость техники и ее монтаж можно учесть при расчете налога на прибыль (письмо от 3 октября 2012 г. № 03-03-06/2/112).
Как учесть кондиционер, зависит от суммы затрат. Если стоимость на покупку и установку больше лимита стоимости основных средств (ОС) (сейчас он 100 000 руб.), значит, учитываете затраты в составе ОС. Если меньше, то – в материальные расходы.
Как предупредить возможные претензии со стороны инспекторов? Закрепите в коллективном договоре или положении об охране труда то, что компания обязана обеспечивать сотрудникам нормальные условия работы: все помещения должны поддерживать комфортную температуру и вентилироваться. В теплое время года оптимальная температура в офисе – 23-25 градусов, а влажность воздуха – не ниже 40% (СанПиН 2.2.4.548-96, утв. постановлением Госкомсанэпидемнадзора России от 1 октября 1996 г. № 21)
Без спецтехники соблюсти эти нормы тяжело. Советуем издать приказ за подписью директора о том, что техника приобретается для соблюдения правил по охране труда. Советуем подтвердить факт передачи имущества в эксплуатацию. Для основных средств можете взять форму № ОС-1. А на оборудование менее 100 тыс. руб. оформите распоряжение директора на ввод в эксплуатацию.

Благоустройство и озеленение прилегающей территории
А вот с этими расходами не так все просто. Если благоустройство и озеленение территории сделано для красоты – то учесть их в налоговых расходах не получится. По мнению Минфина, эти расходы не связаны с доходами (письма от 01.04.2016 № 03-03-06/1/18575, от 17.07.2012 № 03-03-06/2/81). Их опасно брать в расчет налога на прибыль и при проверке их, скорее всего, снимут.
Списывать расходы на озеленение и благоустройство могут только те, у кого они связаны с коммерческой деятельностью (парки, санатории и т. п.) или производятся на законном требовании (магазины, торговые центры, АЗС).

Делаем выводы
Выполнив все наши рекомендации, вы можете спокойно списывать затраты на питьевую воду, кондиционеры и прочую климатическую технику в составе прочих расходов. А издержки на высадку цветов, оформления клумб (и тому подобное) вокруг входа в офис лучше игнорировать при расчете налога на прибыль.