Переход на электронные трудовые книжки: инструкция для работодателя

Переход на электронные трудовые книжки: инструкция для работодателя

С 2020 года все сведения о трудовой деятельности работников начинают вестись в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ ). Бумажные трудовые не исчезают, просто меняют свой формат. Пока у работников есть выбор, в каком виде вести трудовую. Но об этом выборе его нужно предупредить. Какие действия нужно сделать работодателю и работнику для перехода на цифровой формат трудовой?

Как уведомить работников о выборе?

Переходить на электронные трудовые книжки будем поэтапно. До 1 июля 2020 года работодатель должен письменно проинформировать каждого работника о том, что идет переход и у него есть выбор: либо вести трудовую только в электронном виде, либо оставить и бумажный вариант. Свой выбор работник должен сделать с помощью письменного заявления, которое он должен принести работодателю по 31 декабря 2020 года включительно.

Вам предстоит собрать подписи всех работников, подтверждающие ознакомление с вашим уведомлением. Как это сделать на практике – решать самой компании. Есть несколько способов:

  • написать информационное письмо, в котором стоит рассказать об изменениях в законодательстве и о праве выбора способа ведения трудовой книжки. Собрать с каждого работника подпись, что он ознакомился с этим письмом;

  • написать индивидуальное письмо каждому работнику и также попросить его расписаться, что вы его уведомили.

  • Работникам, которые находятся на больничном, в командировке, в длительном или декретном отпуске, можно послать уведомление по почте.

    Скачать бланк уведомления работника о выборе способа ведения трудовой книжки

    Что должен сделать работник?

    После того, как работник расписался в уведомлении о выборе способа ведения трудовой, у него есть 3 варианта действий:

    1. Написать заявление в произвольной форме о том, что он хочет отказаться от бумажного формата книжки в пользу электронного.

    В этом случае в бумажной трудовой работодатель ставит запись о подаче такого заявления. С этого момента он больше не обязан хранить этот вариант книжки, поэтому ее нужно выдать работнику на руки. В дальнейшем вернуть бумажный формат книжки не получиться. Все сведения о трудовой деятельности нужно будет вносить в электронную трудовую книжку.

    2. Написать заявление с просьбой вести трудовую книжку на бумаге.

    Работодателю придется, как и прежде, фиксировать трудовые перемещения работника в бумажной книжке и параллельно делать это в электронном виде. Если после этого работник уволится и устроится в новое место, то там он также вправе использовать бумажный вариант. В любое время он может написать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

    3. Не писать никаких заявлений.

    Этот вариант действия работника схож с предыдущим. Если работник по 31 декабря 2020 года включительно не подаст заявления о своем выборе, работодатель продолжит вести трудовую на бумаге.

    Скачать бланк заявления от работника о переходе на электронную трудовую книжку

    Скачать бланк заявления от работника о ведении бумажной трудовой книжки

    Как подать электронные сведения о трудовой деятельности?

    С 2020 года не позднее 15 числа следующего месяца нужно отчитываться об изменениях в трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд РФ (форма СЗВ-ТД). Отчет нужно подавать только за те месяцы, в которых были случаи приема на работу, перевода на другую постоянную работу и увольнения, подачи работниками заявлений о выборе формата трудовой книжки.

    Начиная с 2021 года, добавится новая обязанность: при приеме на работу или увольнении будем подавать сведения об этом не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. 

    С 2021 года все трудовые книжки станут электронными. У тех, кто впервые устроится на работу с 1 января 2021 года, данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

    Что еще нужно сделать работодателю?

    1. Издать приказ о плане мероприятий по переходу на электронные трудовые книжки.

    2. Издать приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения.

    3. Подготовить программное обеспечение для передачи электронных сведений в ПФР.

    4. Проверить, нет ли ошибок в бумажных трудовых книжках.

    5. Внести изменения в локальные акты организации и коллективный договор в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Другие новости

Оставить отзыв