Коммерческие организации — пользователи Транскрипта переходят на Контур.Диадок

Электронный документооборот



Электронный документооборот (или ЭДО) внутри компании и с контрагентами призван заменить документооборот фискальный (классический бумажный). Его положение закреплено Федеральным законом № 227-ФЗ от 2010 года — тогда было законодательно закреплено само понятие передачи юридически важных документов в электронном виде, и произошло уравнение такого способа передачи данных с бумажным.

Электронный документооборот

Особенности ЭДО

  • Особенности ЭДО
    При переходе на ЭДО организации подключают сервис, который занимается обработкой документов в электронном виде и сохраняет их юридическую значимость. Компания должна заключить договор с оператором, приобрести КЭП и наладить один из способов осуществления ЭДО. Система электронного документооборота позволяет создавать, отправлять, принимать и хранить документы в электронном виде.
  • Все документы шифруются квалифицированной усиленной подписью
    Все документы шифруются квалифицированной усиленной подписью, которая в юридическом плане является аналогом собственноручной подписи. Благодаря такой системе данные получают высокую степень защиты — подделать цифровую подпись невозможно. Кроме того, она дополнительно заменяет штамп организации.

Какие задачи решает ЭДО

Электронный документооборот обеспечивает те же возможности, что и бумажный.
Основные задачи ЭДО следующие:

  • Передача документов контрагентам и партнерам. В системе ЭДО документы можно пересылать контрагентам без затрат на почту или курьеров. Это экономия денежных и временных ресурсов.
  • Подписание и обработка документов. В системе ЭДО доступны загрузка с компьютера, создание и корректировка, согласование и подписание документов.
  • Организация потока документов. Внутри компании возможна настройка маршрутов передачи документов на согласование и подписание. Также реализовано разделение прав доступа для сотрудников.
  • Хранение документов. Электронное хранение в системе ЭДО без ограничений по сроку избавляет от необходимости выделять помещение под архив и сокращает издержки организации.

Плюсы и минусы ЭДО

К положительным сторонам ЭДО относят:

  • Сокращение времени на создание, пересылку, обработку и подписание документов
    Сокращение времени на создание, пересылку, обработку и подписание документов
  • Увеличение скорости принятия решений внутри компании и при работе с контрагентами
    Увеличение скорости принятия решений внутри компании и при работе с контрагентами
  • Экономия на бумаге, печати, почтовых пересылках, курьерах и содержании архива
    Экономия на бумаге, печати, почтовых пересылках, курьерах и содержании архива
  • Увеличение производительности труда сотрудников
    Увеличение производительности труда сотрудников
  • Снижение риска потери документов и задержки оплаты по контрактам
    Снижение риска потери документов и задержки оплаты по контрактам
  • Обеспечение безопасности и юридической значимости документов
    Обеспечение безопасности и юридической значимости документов

Чем больше сотрудников компании используют систему ЭДО, тем выше эффективность организации в целом. При переходе на электронный обмен документами необходимо:

  • обучить сотрудников работе в новом сервисе
  • перевести контрагентов на электронный документооборот
  • выделить время на установку системы и отладку ее работы

Кому полезен ЭДО

Руководителю

Руководителю



  • Круглосуточный удаленный доступ к документам
  • Прозрачная история согласования
  • Конфиденциальность документооборота — без случаев утери и попадания третьим лицам
  • Оперативный обмен документами
  • Сокращение издержек на бумагу, доставку и хранение
  • Получение вычета по НДС в том же периоде, когда совершена сделка
Бухгалтеру

Бухгалтеру



  • Ускорение расчетов по сделкам
  • Быстрая подготовка к отчетности
  • Простой поиск и выгрузка документов
  • Соблюдение сроков оплаты
  • Экономия времени при обработке документов
  • Массовое подписание в один клик

Как понять, что вам нужен ЭДО

  • Вы хотите обрабатывать документы быстрее
  • Вы часто отправляете документы по почте или курьером
  • Ваши сотрудники тратят больше половины рабочего времени на работу с документами

Система электронного документооборота Контур.Диадок

Система электронного документооборота Контур.Диадок

Система ЭДО от оператора СКБ Контур. Работает с квалифицированной электронной подписью (КЭП) любого аккредитованного удостоверяющего центра РФ.

  • Отправка одного документа
    от 4 рублей
  • Хранение документов
    бесплатно

Мы сотрудничаем со всеми ключевыми операторами ЭДО России. Если вы работаете в Контур.Диадоке, а ваши контрагенты в другой системе электронного документооборота, для вас действует роуминг. СКБ Контур настрои

Популярные тарифы на ЭДО

Клиентам, которые переходят от Транскрипта на Контур.Диадок, — скидки на начальный период.

    • Лимит исходящих документов
      250 шт.
    • Стоимость отправки одного документа
      7,6 руб.
    • Стоимость тарифного плана
      1 900 руб.
    • Лимит исходящих документов
      600 шт.
    • Стоимость отправки одного документа
      7 руб.
    • Стоимость тарифного плана
      4 200 руб.
    • Лимит исходящих документов
      1 200 шт.
    • Стоимость отправки одного документа
      6,5 руб.
    • Стоимость тарифного плана
      7 800 руб.

Возможности системы

  • Загрузка, подписание и отправка любых типов документов.

    Загрузка, подписание и отправка любых типов документов.

    Система позволяет работать как с формализованными, так и неформализованными документами.

  • Резервное копирование документов

    Резервное копирование документов

    Документ невозможно потерять или испортить: его копия сохраняется в системе, а история действий поможет исправить ошибку.

  • Интеграционные решения

    Интеграционные решения

    Работать с документами можно в вашей учетной системе с помощью модуля для 1C, Диадок.Коннектора, API, Контур.ERP.

  • Роуминг с другими системами ЭДО

    Роуминг с другими системами ЭДО

    Контур.Диадок поддерживает обмен со многими операторами ЭДО. Вам или вашим контрагентам не придется менять систему.

Внедрение электронного документооборота

Для перехода на ЭДО организации нужно создать рабочую группу, которая сформулирует цели, задачи, сроки и бюджет для установки системы электронного документооборота. Также желательно переговорить с основными партнерами и убедить их в эффективности такого решения. Далее необходимо выбрать оператора, который займется внедрением ЭДО в организации. С ним проводят следующие операции:

  • утверждение регламента работ;
  • обучение сотрудников;
  • установка и тестирование программного обеспечения;
  • доработка решения при необходимости.

После этого осуществляется полноценное внедрение ЭДО в организации.

3 шага для начала работы в Диадоке

  • 1. Получите электронную подпись
    1. Получите электронную подпись
    Контур.Диадок работает в основном с квалифицированной электронной подписью (КЭП) — она придает документам юридическую значимость. Подойдет та, которую вы используете для сдачи отчетности.
  • 2. Войдите в сервис
    2. Войдите в сервис
    Пройдите регистрацию на сайте Контур.Диадока. Если возникнут вопросы, наши специалисты готовы помочь.
  • 1. Получите электронную подпись
    3. Добавьте контрагентов
    Найдите контрагентов по ИНН или вышлите им приглашение в системе ЭДО. После принятия приглашения вы можете обмениваться документами с компаниями.
обращайтесь в компанию «Такснет»

Задайте вопросы о переходе на ЭДО и подключении к системе Контур.Диадок.
8 800 333 80 89