Электронный документооборот

Главная
Электронный документооборот

Коммерческие организации — пользователи Транскрипта переходят на Контур.Диадок

Электронный документооборот (или ЭДО) внутри компании и с контрагентами призван заменить документооборот фискальный (классический бумажный). Его положение закреплено Федеральным законом № 227-ФЗ от 2010 года — тогда было законодательно закреплено само понятие передачи юридически важных документов в электронном виде, и произошло уравнение такого способа передачи данных с бумажным.

Особенности ЭДО

При переходе на ЭДО организации подключают сервис, который занимается обработкой документов в электронном виде и сохраняет их юридическую значимость. Компания должна заключить договор с оператором, приобрести КЭП и наладить один из способов осуществления ЭДО. Система электронного документооборота позволяет создавать, отправлять, принимать и хранить документы в электронном виде.
Все документы шифруются квалифицированной усиленной подписью, которая в юридическом плане является аналогом собственноручной подписи. Благодаря такой системе данные получают высокую степень защиты — подделать цифровую подпись невозможно. Кроме того, она дополнительно заменяет штамп организации.

Какие задачи решает ЭДО

Электронный документооборот обеспечивает те же возможности, что и бумажный.
Основные задачи ЭДО следующие:

Передача документов контрагентам и партнерам. В системе ЭДО документы можно пересылать контрагентам без затрат на почту или курьеров. Это экономия денежных и временных ресурсов.
Подписание и обработка документов. В системе ЭДО доступны загрузка с компьютера, создание и корректировка, согласование и подписание документов.
Организация потока документов. Внутри компании возможна настройка маршрутов передачи документов на согласование и подписание. Также реализовано разделение прав доступа для сотрудников.
Хранение документов. Электронное хранение в системе ЭДО без ограничений по сроку избавляет от необходимости выделять помещение под архив и сокращает издержки организации.

Плюсы и минусы ЭДО

К положительным сторонам ЭДО относят:

Сокращение времени на создание, пересылку, обработку и подписание документов
Увеличение скорости принятия решений внутри компании и при работе с контрагентами
Экономия на бумаге, печати, почтовых пересылках, курьерах и содержании архива
Увеличение производительности труда сотрудников
Снижение риска потери документов и задержки оплаты по контрактам
Обеспечение безопасности и юридической значимости документов

Чем больше сотрудников компании используют систему ЭДО, тем выше эффективность организации в целом. При переходе на электронный обмен документами необходимо:

обучить сотрудников работе в новом сервисе
перевести контрагентов на электронный документооборот
выделить время на установку системы и отладку ее работы

Кому полезен ЭДО

Руководителю

Круглосуточный удаленный доступ к документам
Прозрачная история согласования
Конфиденциальность документооборота — без случаев утери и попадания третьим лицам
Оперативный обмен документами
Сокращение издержек на бумагу, доставку и хранение
Получение вычета по НДС в том же периоде, когда совершена сделка

Бухгалтеру

Ускорение расчетов по сделкам
Быстрая подготовка к отчетности
Простой поиск и выгрузка документов
Соблюдение сроков оплаты
Экономия времени при обработке документов
Массовое подписание в один клик

Как понять, что вам нужен ЭДО

Вы хотите обрабатывать документы быстрее
Вы часто отправляете документы по почте или курьером
Ваши сотрудники тратят больше половины рабочего времени на работу с документами

Система электронного документооборота Контур.Диадок

Система ЭДО от оператора СКБ Контур. Работает с квалифицированной электронной подписью (КЭП) любого аккредитованного удостоверяющего центра РФ.

Отправка одного документа
от 4 рублей
Хранение документов
бесплатно

Мы сотрудничаем со всеми ключевыми операторами ЭДО России. Если вы работаете в Контур.Диадоке, а ваши контрагенты в другой системе электронного документооборота, для вас действует роуминг. СКБ Контур настрои

Возможности системы

Загрузка, подписание и отправка любых типов документов.

Система позволяет работать как с формализованными, так и неформализованными документами.
Резервное копирование документов

Документ невозможно потерять или испортить: его копия сохраняется в системе, а история действий поможет исправить ошибку.
Интеграционные решения

Работать с документами можно в вашей учетной системе с помощью модуля для 1C, Диадок.Коннектора, API, Контур.ERP.
Роуминг с другими системами ЭДО

Контур.Диадок поддерживает обмен со многими операторами ЭДО. Вам или вашим контрагентам не придется менять систему.

Узнать больше о Контур.Диадоке

Внедрение электронного документооборота

Для перехода на ЭДО организации нужно создать рабочую группу, которая сформулирует цели, задачи, сроки и бюджет для установки системы электронного документооборота. Также желательно переговорить с основными партнерами и убедить их в эффективности такого решения. Далее необходимо выбрать оператора, который займется внедрением ЭДО в организации. С ним проводят следующие операции:

утверждение регламента работ;
обучение сотрудников;
установка и тестирование программного обеспечения;
доработка решения при необходимости.

После этого осуществляется полноценное внедрение ЭДО в организации.

3 шага для начала работы в Диадоке

1. Получите электронную подпись
Контур.Диадок работает в основном с квалифицированной электронной подписью (КЭП) — она придает документам юридическую значимость. Подойдет та, которую вы используете для сдачи отчетности.
2. Войдите в сервис
Пройдите регистрацию на сайте Контур.Диадока. Если возникнут вопросы, наши специалисты готовы помочь.
3. Добавьте контрагентов
Найдите контрагентов по ИНН или вышлите им приглашение в системе ЭДО. После принятия приглашения вы можете обмениваться документами с компаниями.