Электронный документооборот
Отправить заявку на подключение
Электронный документооборот
Электронный документооборот (или ЭДО) внутри компании и с контрагентами призван заменить документооборот фискальный (классический бумажный). Его положение закреплено Федеральным законом № 227-ФЗ от 2010 года — тогда было законодательно закреплено само понятие передачи юридически важных документов в электронном виде, и произошло уравнение такого способа передачи данных с бумажным.
Особенности ЭДО
-
Организация, решившая перейти на электронный документооборот, должна обратиться в компанию, которая занимается сертификацией таких операций. Оператор-посредник (после заключения договора) установит специализированное программное обеспечение на все компьютеры организации. Система электронного документооборота позволяет создавать, отправлять\принимать, хранить документы в электронном виде. -
Все документы шифруются квалифицированной усиленной подписью, которая в юридическом плане является аналогом собственноручной подписи. Благодаря такой системе данные получают высокую степень защиты — подделать цифровую подпись невозможно. Кроме того, она дополнительно заменяет штамп организации.
Какие задачи решает ЭДО
Электронный документооборот должен обеспечивать те же возможности, что обычный бумажный. Основные его функции в следующем:
- Загрузка документов всех видов. Проводить их корректировку, обработку, согласование, выполнение, подтверждение.
- Организация потока документов. Настройка маршрута обмена данными внутри компании, разделение, выделение ограниченного доступа (например, чтобы открыть и подтвердить документ было можно только с конкретных компьютеров). Работа с документами нескольким пользователям одновременно.
- Передача документов контрагентам и партнёрам. Если деловые партнёры также имеют систему ЭДО, возможна удалённая пересылка договоров и соглашений, их утверждение.
- Хранение. Удобная площадка для архивирования всех документов. Это позволит избавиться от бумажного архива, если он есть у компании. Возможность в любой момент быстро найти нужный договор.
Виды электронного документооборота
По сути, видов ЭДО столько, сколько потребуется для полноценного перехода компании на применение электронной документации. В целом выделяют следующие типы:
- для производства;
- учёт складской продукции;
- управленческие кадры;
- бухгалтерский учёт;
- архивирование и хранение;
- технический\технологический;
- HR (кадровый);
- секретный (конфиденциальный).
Таким образом ЭДО является полным аналогом и заменой документооборота бумажного — он даёт те же возможности, только в более удобном и современном виде. При этом наладить пересылку документов можно не только внутри организации, но и при сотрудничестве с другими компаниями. Единственное условие — у партнёров также должна быть установлена система ЭДО.
Плюсы и минусы
К положительным сторонам ЭДО относят:
-
Время на создание, пересылку, обработку, подтверждение сокращается в среднем на 75% -
Увеличивается скорость принятия решений — как внутри компании, так и при работе с контрагентами -
Финансовая экономия — нет необходимости тратиться на бумагу, печати, курьеров, обеспечивать место под архив и так далее -
Общее пространство обмена данными для сотрудников увеличивает их производительность труда на 25% -
Полностью исключён риск потери документов -
Повышение корпоративной культуры
Чем больше сотрудников компании используют систему ЭДО, тем выше эффективность организации в целом. При переходе на системы ЭДО нужно предусмотреть следующее:
- обучить сотрудников (особое внимание нужно уделить старшему поколению)
- убедить деловых партнёров перейти на электронный документооборот
- выделить время на установку системы и отладку ее работы
Кому полезен электронный документооборот
Руководителю
- чтобы оптимизировать расходы: с электронным документооборотом не нужно тратиться на почту и курьеров;
- чтобы сократить время работы сотрудников с документами;
- чтобы освободить место, которое занимают бумажные архивы.
Бухгалтеру
- чтобы принимать документы от контрагентов и поставщиков основных услуг: газа, воды, электричества, связи;
- чтобы закрывать отчетный период вовремя: закрывающие первичные документы доходят за две минуты;
- чтобы не тратить время на исправления: система сама проверяет документы на соответствие формату
Как понять, что вам нужен ЭДО
- У вас более 50 контрагентов
- Вы отправляете документы по почте или курьером
- Ваши менеджеры лично отвозят договоры и акты
- Ваши сотрудники тратят больше половины рабочего времени на работу с документами
Система электронного документооборота «Транскрипт»
Система ЭДО от Такснета. Работает с электронной подписью любого аккредитованного удостоверяющего центра РФ.
- Отправка 1 документа
от 3 рублей - При регистрации в системе
отправка 50 документов
на 3 месяца бесплатно
Мы сотрудничаем со всеми ключевыми операторами ЭДО России. Если вы работаете в одной системе электронного документооборота, а ваши контрагенты в другой, для вас действует роуминг.
Популярные тарифы на электронный документооборот
-
Тарифный план — 100
- Лимит исходящих документов
100 шт. - Стоимость отправки одного документа
7 руб. - Стоимость тарифного плана
700 руб.
При первичном подключении предоставляется «Бонус» в виде 50 бесплатных отправок. Срок действия «Бонуса» – 3 месяца с момента активации. - Лимит исходящих документов
-
Тарифный план — 500
- Лимит исходящих документов
500 шт. - Стоимость отправки одного документа
5 руб. - Стоимость тарифного плана
2 500 руб.
При первичном подключении предоставляется «Бонус» в виде 50 бесплатных отправок. Срок действия «Бонуса» – 3 месяца с момента активации. - Лимит исходящих документов
-
Тарифный план — 1000
- Лимит исходящих документов
1 000 шт. - Стоимость отправки одного документа
4,75 руб. - Стоимость тарифного плана
4 750 руб.
При первичном подключении предоставляется «Бонус» в виде 50 бесплатных отправок. Срок действия «Бонуса» – 3 месяца с момента активации. - Лимит исходящих документов
Отзывы клиентов
Возможности системы
-
Загрузка, подписание и отправка любых типов документов
Система позволяет работать как с формализованными, так и неформализованными документами.
-
Резервное копирование и протоколирование событий обработки документов
Документ невозможно потерять или испортить: его копия сохраняется в системе, а история действий поможет исправить ошибку
-
Модуль интеграции с 1С
Не нужно переносить документы из 1С: работать с ними можно прямо в Транскрипте
-
Разграничение доступа к системе
Работают два режима: ограниченный (только просмотр документов) и режим с правом подписи
-
Защищенный
каналЗлоумышленники не перехватят ваши данные
-
Подключение к другим учётным системам при помощи API
Транскрипт работает и с вашей собственной информационной системой
Внедрение электронного документооборота
Для перехода на ЭДО в первую очередь организации нужно создать рабочую группу, которая сформирует цели, задачи, сроки и бюджет для установки системы электронного документооборота. Также желательно переговорить с основными партнёрами и убедить их в эффективности такого решения. Далее выбирается оператор, который займётся внедрение ЭДО в организации, проводятся следующие операции:
- утверждение регламента работ;
- обучение сотрудников;
- тестирование программного обеспечения;
- если нужно — доработка программ.
После этого осуществляется полноценное внедрение системы.
3 шага для начала работы в системе
-
1. Получите электронную подпись
Это аналог собственноручной подписи. Электронная подпись придает документам юридическую значимость. -
2. Зарегистрируйтесь в системе
Пройдите простую процедуру регистрации. Если возникнут трудности, наши менеджеры готовы помочь. -
3. Добавьте контрагентов
Найдите контрагентов по ИНН или вышлите им приглашение в нашу систему
Документы для скачивания
Если ваша организация решила перейти на ЭДО — обращайтесь в компанию «Такснет». С 2001 года нашими клиентами стали более 100 тыс. фирм. Гарантируем оперативную установку системы — предоставим готовый продукт, который полностью решит поставленные вами задачи.
8 800 333 80 89