Электронный документооборот

Главная
Электронный документооборот

Смотреть видео

Электронный документооборот (или ЭДО) внутри компании и с контрагентами призван заменить документооборот фискальный (классический бумажный). Его положение закреплено Федеральным законом № 227-ФЗ от 2010 года — тогда было законодательно закреплено само понятие передачи юридически важных документов в электронном виде, и произошло уравнение такого способа передачи данных с бумажным.

Особенности ЭДО

Организация, решившая перейти на электронный документооборот, должна обратиться в компанию, которая занимается сертификацией таких операций. Оператор-посредник (после заключения договора) установит специализированное программное обеспечение на все компьютеры организации. Система электронного документооборота позволяет создавать, отправлять\принимать, хранить документы в электронном виде.
Все документы шифруются квалифицированной усиленной подписью, которая в юридическом плане является аналогом собственноручной подписи. Благодаря такой системе данные получают высокую степень защиты — подделать цифровую подпись невозможно. Кроме того, она дополнительно заменяет штамп организации.

Какие задачи решает ЭДО

Электронный документооборот должен обеспечивать те же возможности, что обычный бумажный. Основные его функции в следующем:

Загрузка документов всех видов. Проводить их корректировку, обработку, согласование, выполнение, подтверждение.
Организация потока документов. Настройка маршрута обмена данными внутри компании, разделение, выделение ограниченного доступа (например, чтобы открыть и подтвердить документ было можно только с конкретных компьютеров). Работа с документами нескольким пользователям одновременно.
Передача документов контрагентам и партнёрам. Если деловые партнёры также имеют систему ЭДО, возможна удалённая пересылка договоров и соглашений, их утверждение.
Хранение. Удобная площадка для архивирования всех документов. Это позволит избавиться от бумажного архива, если он есть у компании. Возможность в любой момент быстро найти нужный договор.

Виды электронного документооборота

По сути, видов ЭДО столько, сколько потребуется для полноценного перехода компании на применение электронной документации. В целом выделяют следующие типы:

для производства;
учёт складской продукции;
управленческие кадры;
бухгалтерский учёт;
архивирование и хранение;
технический\технологический;
HR (кадровый);
секретный (конфиденциальный).

Таким образом ЭДО является полным аналогом и заменой документооборота бумажного — он даёт те же возможности, только в более удобном и современном виде. При этом наладить пересылку документов можно не только внутри организации, но и при сотрудничестве с другими компаниями. Единственное условие — у партнёров также должна быть установлена система ЭДО.

Плюсы и минусы

К положительным сторонам ЭДО относят:

Время на создание, пересылку, обработку, подтверждение сокращается в среднем на 75%
Увеличивается скорость принятия решений — как внутри компании, так и при работе с контрагентами
Финансовая экономия — нет необходимости тратиться на бумагу, печати, курьеров, обеспечивать место под архив и так далее
Общее пространство обмена данными для сотрудников увеличивает их производительность труда на 25%
Полностью исключён риск потери документов
Повышение корпоративной культуры

Чем больше сотрудников компании используют систему ЭДО, тем выше эффективность организации в целом. Однако ради справедливости нужно отметить и минусы:

необходимость обучения сотрудников (особые проблемы возникают со старшим поколением)
необходимо убедить деловых партнёров перейти на электронный документооборот
установка и отладка потребует определённого времени

Ещё один относительный минус — высокая стоимость. Однако цена системы окупает себя благодаря всем плюсам, которыми она обладает.

Кому полезен электронный документооборот

Руководителю

чтобы оптимизировать расходы: с электронным документооборотом не нужно тратиться на почту и курьеров;
чтобы сократить время работы сотрудников с документами;
чтобы освободить место, которое занимают бумажные архивы.

Бухгалтеру

чтобы принимать документы от контрагентов и поставщиков основных услуг: газа, воды, электричества, связи;
чтобы закрывать отчетный период вовремя: закрывающие первичные документы доходят за две минуты;
чтобы не тратить время на исправления: система сама проверяет документы на соответствие формату

Как понять, что вам нужен ЭДО

У вас более 50 контрагентов
Вы отправляете документы по почте или курьером
Ваши менеджеры лично отвозят договоры и акты
Ваши сотрудники тратят больше половины рабочего времени на работу с документами

Система электронного документооборота «Транскрипт»

Система электронного документооборота Транскрипт

Система ЭДО от Такснета. Работает с электронной подписью любого аккредитованного удостоверяющего центра РФ.

Отправка 1 документа
от 3 рублей
При регистрации в системе
отправка 50 документов
на 3 месяца бесплатно

Мы сотрудничаем со всеми ключевыми операторами ЭДО России. Если вы работаете в одной системе электронного документооборота, а ваши контрагенты в другой, для вас действует роуминг.

Видеоинструкция

Возможности системы

Загрузка, подписание и отправка любых типов документов

Система позволяет работать как с формализованными, так и неформализованными документами.
Резервное копирование и протоколирование событий обработки документов

Документ невозможно потерять или испортить: его копия сохраняется в системе, а история действий поможет исправить ошибку
Модуль интеграции с 1С

Не нужно переносить документы из 1С: работать с ними можно прямо в Транскрипте
Разграничение доступа к системе

Работают два режима: ограниченный (только просмотр документов) и режим с правом подписи
Защищенный
канал

Злоумышленники не перехватят ваши данные
Подключение к другим учётным системам при помощи API

Транскрипт работает и с вашей собственной информационной системой

Узнать больше о системе «Транскрипт»

Внедрение электронного документооборота

Для перехода на ЭДО в первую очередь организации нужно создать рабочую группу, которая сформирует цели, задачи, сроки и бюджет для установки системы электронного документооборота. Также желательно переговорить с основными партнёрами и убедить их в эффективности такого решения. Далее выбирается оператор, который займётся внедрение ЭДО в организации, проводятся следующие операции:

утверждение регламента работ;
обучение сотрудников;
тестирование программного обеспечения;
если нужно — доработка программ.

После этого осуществляется полноценное внедрение системы.

3 шага для начала работы в системе

1. Получите электронную подпись
Это аналог собственноручной подписи. Электронная подпись придает документам юридическую значимость.
2. Зарегистрируйтесь в системе
Пройдите простую процедуру регистрации. Если возникнут трудности, наши менеджеры готовы помочь.
3. Добавьте контрагентов
Найдите контрагентов по ИНН или вышлите им приглашение в нашу систему

Если ваша организация решила перейти на ЭДО — обращайтесь в компанию «Такснет». С 2001 года нашими клиентами стали более 100 тыс. фирм. Гарантируем оперативную установку системы — предоставим готовый продукт, который полностью решит поставленные вами задачи.
8 800 333 80 89

Электронный документооборот