Смотреть видео

Электронный документооборот



Электронный документооборот (или ЭДО) внутри компании и с контрагентами призван заменить документооборот фискальный (классический бумажный). Его положение закреплено Федеральным законом № 227-ФЗ от 2010 года — тогда было законодательно закреплено само понятие передачи юридически важных документов в электронном виде, и произошло уравнение такого способа передачи данных с бумажным.

Электронный документооборот

Особенности ЭДО

  • Особенности ЭДО
    Организация, решившая перейти на электронный документооборот, должна обратиться в компанию, которая занимается сертификацией таких операций. Оператор-посредник (после заключения договора) установит специализированное программное обеспечение на все компьютеры организации. Система электронного документооборота позволяет создавать, отправлять\принимать, хранить документы в электронном виде.
  • Все документы шифруются квалифицированной усиленной подписью
    Все документы шифруются квалифицированной усиленной подписью, которая в юридическом плане является аналогом собственноручной подписи. Благодаря такой системе данные получают высокую степень защиты — подделать цифровую подпись невозможно. Кроме того, она дополнительно заменяет штамп организации.

Какие задачи решает ЭДО

Электронный документооборот должен обеспечивать те же возможности, что обычный бумажный. Основные его функции в следующем:

  • Загрузка документов всех видов. Проводить их корректировку, обработку, согласование, выполнение, подтверждение.
  • Организация потока документов. Настройка маршрута обмена данными внутри компании, разделение, выделение ограниченного доступа (например, чтобы открыть и подтвердить документ было можно только с конкретных компьютеров). Работа с документами нескольким пользователям одновременно.
  • Передача документов контрагентам и партнёрам. Если деловые партнёры также имеют систему ЭДО, возможна удалённая пересылка договоров и соглашений, их утверждение.
  • Хранение. Удобная площадка для архивирования всех документов. Это позволит избавиться от бумажного архива, если он есть у компании. Возможность в любой момент быстро найти нужный договор.

Виды электронного документооборота

По сути, видов ЭДО столько, сколько потребуется для полноценного перехода компании на применение электронной документации. В целом выделяют следующие типы:

  • для производства;
  • учёт складской продукции;
  • управленческие кадры;
  • бухгалтерский учёт;
  • архивирование и хранение;
  • технический\технологический;
  • HR (кадровый);
  • секретный (конфиденциальный).

Таким образом ЭДО является полным аналогом и заменой документооборота бумажного — он даёт те же возможности, только в более удобном и современном виде. При этом наладить пересылку документов можно не только внутри организации, но и при сотрудничестве с другими компаниями. Единственное условие — у партнёров также должна быть установлена система ЭДО.

Плюсы и минусы

К положительным сторонам ЭДО относят:

  • Время на создание, пересылку, обработку, подтверждение сокращается
    Время на создание, пересылку, обработку, подтверждение сокращается в среднем на 75%
  • Увеличивается скорость принятия решений
    Увеличивается скорость принятия решений — как внутри компании, так и при работе с контрагентами
  • Финансовая экономия
    Финансовая экономия — нет необходимости тратиться на бумагу, печати, курьеров, обеспечивать место под архив и так далее
  • Общее пространство обмена данными для сотрудников увеличивает их производительность
    Общее пространство обмена данными для сотрудников увеличивает их производительность труда на 25%
  • Полностью исключён риск потери документов
    Полностью исключён риск потери документов
  • Повышение корпоративной культуры
    Повышение корпоративной культуры

Чем больше сотрудников компании используют систему ЭДО, тем выше эффективность организации в целом. При переходе на системы ЭДО нужно предусмотреть следующее:

  • обучить сотрудников (особое внимание нужно уделить старшему поколению)
  • убедить деловых партнёров перейти на электронный документооборот
  • выделить время на установку системы и отладку ее работы

Кому полезен электронный документооборот

Руководителю

Руководителю



  • чтобы оптимизировать расходы: с электронным документооборотом не нужно тратиться на почту и курьеров;
  • чтобы сократить время работы сотрудников с документами;
  • чтобы освободить место, которое занимают бумажные архивы.
Бухгалтеру

Бухгалтеру



  • чтобы принимать документы от контрагентов и поставщиков основных услуг: газа, воды, электричества, связи;
  • чтобы закрывать отчетный период вовремя: закрывающие первичные документы доходят за две минуты;
  • чтобы не тратить время на исправления: система сама проверяет документы на соответствие формату

Как понять, что вам нужен ЭДО

  • У вас более 50 контрагентов
  • Вы отправляете документы по почте или курьером
  • Ваши менеджеры лично отвозят договоры и акты
  • Ваши сотрудники тратят больше половины рабочего времени на работу с документами

Система электронного документооборота «Транскрипт»

Система электронного документооборота Транскрипт

Система ЭДО от Такснета. Работает с электронной подписью любого аккредитованного удостоверяющего центра РФ.

  • Отправка 1 документа
    от 3 рублей
  • При регистрации в системе
    отправка 50 документов
    на 3 месяца бесплатно

Мы сотрудничаем со всеми ключевыми операторами ЭДО России. Если вы работаете в одной системе электронного документооборота, а ваши контрагенты в другой, для вас действует роуминг.

Подключиться к ЭДО Видеоинструкция

Популярные тарифы на электронный документооборот

  • Тарифный план — 100

    • Лимит исходящих документов
      100 шт.
    • Стоимость отправки одного документа
      7 руб.
    • Стоимость тарифного плана
      700 руб.
    При первичном подключении предоставляется «Бонус» в виде 50 бесплатных отправок. Срок действия «Бонуса» – 3 месяца с момента активации.
  • Тарифный план — 500

    • Лимит исходящих документов
      500 шт.
    • Стоимость отправки одного документа
      5 руб.
    • Стоимость тарифного плана
      2 500 руб.
    При первичном подключении предоставляется «Бонус» в виде 50 бесплатных отправок. Срок действия «Бонуса» – 3 месяца с момента активации.
  • Тарифный план — 1000

    • Лимит исходящих документов
      1 000 шт.
    • Стоимость отправки одного документа
      4,75 руб.
    • Стоимость тарифного плана
      4 750 руб.
    При первичном подключении предоставляется «Бонус» в виде 50 бесплатных отправок. Срок действия «Бонуса» – 3 месяца с момента активации.

Отзывы клиентов

Сулейманов Рифнур
Сулейманов РифнурДиректор, ОАО «Татэнергосбыт»
Проделана большая работа по переводу клиентов - юридических лиц на электронное взаимодействие посредством электронного документооборота. На сегодняшний день более 13 тыс. потребителей - юридических лиц ОАО «Татэнергосбыт» осуществляют обмен документами с гарантирующим поставщиком с помощью системы ЭДО. В дальнейшем мы планируем полностью отказаться от выдачи документов на бумажных носителях и перейти к более технологичному уровню в сотрудничестве с нашими клиентами
Читать полностью

Возможности системы

  • Создание, подписание и отправка любых типов документов

    Загрузка, подписание и отправка любых типов документов

    Система позволяет работать как с формализованными, так и неформализованными документами.

  • Резервное копирование и протоколирование событий обработки документов

    Резервное копирование и протоколирование событий обработки документов

    Документ невозможно потерять или испортить: его копия сохраняется в системе, а история действий поможет исправить ошибку

  • Модуль интеграции с 1С

    Модуль интеграции с 1С

    Не нужно переносить документы из 1С: работать с ними можно прямо в Транскрипте

  • Разграничение доступа к системе

    Разграничение доступа к системе

    Работают два режима: ограниченный (только просмотр документов) и режим с правом подписи

  • Защищенный канал

    Защищенный
    канал

    Злоумышленники не перехватят ваши данные

  • Подключение к другим учётным системам при помощи API

    Подключение к другим учётным системам при помощи API

    Транскрипт работает и с вашей собственной информационной системой

Внедрение электронного документооборота

Для перехода на ЭДО в первую очередь организации нужно создать рабочую группу, которая сформирует цели, задачи, сроки и бюджет для установки системы электронного документооборота. Также желательно переговорить с основными партнёрами и убедить их в эффективности такого решения. Далее выбирается оператор, который займётся внедрение ЭДО в организации, проводятся следующие операции:

  • утверждение регламента работ;
  • обучение сотрудников;
  • тестирование программного обеспечения;
  • если нужно — доработка программ.

После этого осуществляется полноценное внедрение системы.

3 шага для начала работы в системе

  • 1. Получите электронную подпись
    1. Получите электронную подпись
    Это аналог собственноручной подписи. Электронная подпись придает документам юридическую значимость.
  • 2. Зарегистрируйтесь в системе
    2. Зарегистрируйтесь в системе
    Пройдите простую процедуру регистрации. Если возникнут трудности, наши менеджеры готовы помочь.
  • 1. Получите электронную подпись
    3. Добавьте контрагентов
    Найдите контрагентов по ИНН или вышлите им приглашение в нашу систему

Документы для скачивания

обращайтесь в компанию «Такснет»

Если ваша организация решила перейти на ЭДО — обращайтесь в компанию «Такснет». С 2001 года нашими клиентами стали более 100 тыс. фирм. Гарантируем оперативную установку системы — предоставим готовый продукт, который полностью решит поставленные вами задачи.
8 800 333 80 89

Оставить отзыв