Электронный документооборот

- это работа с документами в электронном виде,
причем не с копиями, а оригиналами


Мы давно не пишем бумажных писем, потому что электронная почта надежнее, дешевле
и быстрее. То же происходит с электронным документооборотом.

Значимость бумажных и электронных документов одинакова, но экономит время, деньги и
место в офисе. Переводить в электронный вид предыдущие документы при этом не
требуется.

В электронный вид переводят:
  • счета
  • счета-фактуры
  • накладные
  • акты
  • договоры, уведомления, реестры и другие документы произвольного формата
Для ФНС и судов электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, если:
  • подписаны квалифицированной электронной подписью (ЭП) - аналогом синей подписи с печатью.
  • отправлены через оператора ЭДО.

Почему электронный документооборот лучше бумажного

С ним процессы быстрее
Бумажный документ живет в физическом мире. В нем Галина Петровна кладет акты не в ту папку, отдел закупок задерживает согласование из-за дня рождения руководителя, а курьерская служба отказывается доставлять документ раньше понедельника, хотя сегодня среда. Из-за этого страдает работа, а компания теряет деньги.

В системе ЭДО найти документ так же просто, как отыскать что-нибудь в интернете. Передача между компаниями мгновенная, без посредников и не зависит от расстояния.

Денег у компании больше
Подсчитаем, сколько стоит отправка по почте. Один пакет бумаг — 50 рублей. Чтобы отвезти его в отделение почты, нужно выделить сотрудника. Предположим, он потратил на это час: ехал, заполнял документы, стоял в очереди — без форс-мажоров. Если его зарплата 25 тысяч рублей, компания заплатила на эту отправку дополнительно 156 рублей — время работы этого сотрудника. Итого 206 рублей за один пакет документов. Но это при условии, что он был правильно составлен.

Отправка электронного документа в системе ЭДО — от 3 до 8 рублей, никаких дополнительных расходов. Минимум в 26 раз дешевле почтового отправления.
Обмен документами не зависит от внешних факторов
Почта задержала отправку из-за погоды, курьер заблудился и не нашел офис, служба доставки закрылась пораньше перед праздником. Закрывающий документ не пришел вовремя, договор не был подписан.

В системе ЭДО вероятность неудачной отправки ничтожно мала. Если случится сбой, она восстановится через пару часов и контрагент обязательно получит электронный документ.

Кому полезен электронный документооборот

Финансовому директору
  • Чтобы оптимизировать расходы: с электронным документооборотом не нужно тратиться на почту и курьеров.
  • Чтобы сократить время работы сотрудников с документами
  • Чтобы освободить место, которое занимают бумажные архивы. Мы предлагаем защищенное электронное хранилище для копий ваших документов.
Бухгалтеру
  • Чтобы принимать документы от контрагентов и поставщиков основных услуг: газа, воды, электричества, связи.
  • Чтобы закрывать отчетный период вовремя: закрывающие первичные документы доходят за две минуты
  • Чтобы не тратить время на исправления: система сама проверяет документы на соответствие формату.

На  75%
меньше времени уходит
 на обработку

На 25-50%
вырастает
производительность

До  80%
экономия на хранении
документов

По данным Norton Nolan Institute
Как понять, что вам нужен ЭДО
  • У вас более 50 контрагентов
  • Вы отправляете документы в другие города
  • Вы хотите уменьшить расходы на доставку документов
  • Ваши сотрудники тратят больше половины рабочего времени на работу с документами
Система электронного документооборота “Транскрипт”
Система ЭДО от Такснет. Работать в ней можно с электронной подписью
любого аккредитованного удостоверяющего центра РФ.

Отправка 1 документа от 3 рублей
При регистрации в системе — 50 бесплатных отправок на 3 месяца


Мы сотрудничаем со всеми ключевыми операторами ЭДО России. Если вы работаете в одной системе
электронного документооборота, а ваши контрагенты в другой, для вас действует роуминг.
Пересылка внутри системы Транскрипт дешевле, чем между системами.

Возможности системы
Создание, подписание и отправка любых типов документов
Система позволяет работать как с формализованными,
так и неформализованными документами
Модуль интеграции с 1С
Не нужно переносить документы из 1С:
работать с ними можно прямо в Транскрипте
Резервное копирование и протоколирование событий обработки документов
Документ невозможно потерять или испортить:
его копия сохраняется в системе, а история действий поможет исправить ошибку
Разграничение доступа к системе
Работают два режима: ограниченный режим (только просмотр документов) и полнофункциональный режим
с возможностью подписания и отправки
Подключение к другим учётным системам при помощи API
Транскрипт работает и с вашей собственной информационной системой
Защищенный канал
Злоумышленники не перехватят ваши данные

3 шага для начала работы в системе:

1
Получите электронную подпись
Это аналог собственноручной подписи. Электронная подпись придает юридическую значимость всем отправляемым через систему документам.
Если возникнут трудности, наши менеджеры всегда готов вам помочь.
2
Зарегистрируйтесь в системе
Пройдите простую процедуру регистрации - всего несколько полей отделяют вас от работы в системе. Если возникнут трудности, наши менеджеры всегда готов вам помочь.
3
Добавьте своих контрагентов
Для вашего удобства вы можете воспользоваться поиском контрагентов по ИНН или выслать им приглашение в нашу систему, получив за это приятные бонусы.

Клиенты о нас

Сулейманов Рифнур Хайдарович
директор АО «Татэнергосбыт»

Эффект от внедрения системы ЭДО «Транскрипт» в АО «Татэнергосбыт»:

1. Документы доставляются потребителям в течение нескольких минут, что исключает необходимость их личного присутствия в офисах АО «Татэнергосбыт» при расчетах за электроэнергию.
В свою очередь, внедрение системы ЭДО позволило заметно экономить бюджетные денежные средства, в том числе транспортные расходы и рабочее время сотрудников бюджетных учреждений.

2. Документы в электронном виде оперативно согласовываются и корректируются между поставщиком и потребителями. Срок получения потребителями финансовых и других отчетных документов, а также оплата счетов и подписание актов и макетов потребления сокращается
до 1-2 дней.

3. Снижается количество распечатываемых документов в бумажном виде, документы хранятся в электронном архиве. В разы упрощается поиск необходимых документов.
Электронный документооборот сокращает расходы до 80%, повышает продуктивность сотрудников на 25-50%, ускоряет обмен документами между вами и контрагентами на 75%.
НАЧНИТЕ РАБОТУ В СИСТЕМЕ
ЭДО ТРАНСКРИПТ
Единый телефон отдела продаж:
8-800-333-80-89
пн-пт, 8:30-17:30 МСК