Электронный документооборот

Главная
Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это работа с документами в электронном виде, причем не с копиями, а оригиналами.

Мы давно не пишем бумажных писем, потому что электронная почта надежнее, дешевле и быстрее. То же происходит с электронным документооборотом. Значимость бумажных и электронных документов одинакова, но экономит время, деньги и место в офисе. Переводить в электронный вид предыдущие документы при этом не требуется.

В электронный вид переводят: счета, счета-фактуры, накладные, акты, договоры, уведомления, реестры и другие документы произвольного формата.

Для ФНС и судов электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, если подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) — аналогом синей подписи с печатью, отправлены через оператора ЭДО.

Зачем переходить на электронный документооборот

Процессы ускоряются
У компании больше денег
Обмен документами не зависит от внешних факторов

Процессы ускоряются

Бумажный документ живет в физическом мире. В нем Галина Петровна кладет акты не в ту папку, отдел закупок задерживает согласование из-за дня рождения руководителя, а курьерская служба отказывается доставлять документ раньше понедельника, хотя сегодня среда. Из-за этого страдает работа, а компания теряет деньги.

В системе ЭДО найти документ так же просто, как отыскать что-нибудь в интернете. Передача между компаниями мгновенная, без посредников и не зависит от расстояния.

У компании больше денег

Подсчитаем, сколько стоит отправка по почте. Один пакет бумаг — 50 рублей. Чтобы отвезти его в отделение почты, нужно выделить сотрудника. Предположим, он потратил на это час: ехал, заполнял документы, стоял в очереди — без форс-мажоров. Если его зарплата 25 тысяч рублей, компания заплатила на эту отправку дополнительно 156 рублей — время работы этого сотрудника. Итого 206 рублей за один пакет документов. Но это при условии, что он был правильно составлен.

Отправка электронного документа в системе ЭДО — от 3 до 8 рублей, никаких дополнительных расходов. Минимум в 26 раз дешевле почтового отправления.

Обмен документами не зависит от внешних факторов

Почта задержала отправку из-за погоды, курьер заблудился и не нашел офис, служба доставки закрылась пораньше перед праздником. Закрывающий документ не пришел вовремя, договор не был подписан.

В системе ЭДО вероятность неудачной отправки ничтожно мала. Если случится сбой, она восстановится через пару часов и контрагент обязательно получит электронный документ.

на 75%
меньше времени уходит на обработку документов
на 50%
увеличивается производительность сотрудников
на 80%
сокращаются траты на хранение документов

По данным Norton Nolan Institute

Кому полезен электронный документооборот

Руководителю

чтобы оптимизировать расходы: с электронным документооборотом не нужно тратиться на почту и курьеров;
чтобы сократить время работы сотрудников с документами;
чтобы освободить место, которое занимают бумажные архивы.

Бухгалтеру

чтобы принимать документы от контрагентов и поставщиков основных услуг: газа, воды, электричества, связи;
чтобы закрывать отчетный период вовремя: закрывающие первичные документы доходят за две минуты;
чтобы не тратить время на исправления: система сама проверяет документы на соответствие формату

Как понять, что вам нужен ЭДО

У вас более 50 контрагентов
Вы отправляете документы по почте или курьером
Ваши менеджеры лично отвозят договоры и акты
Ваши сотрудники тратят больше половины рабочего времени на работу с документами

Система электронного документооборота «Транскрипт»

Система ЭДО от Такснета. Работает с электронной подписью любого аккредитованного удостоверяющего центра РФ.

Отправка 1 документа
от 3 рублей

При регистрации в системе отправка 50 документов на 3 месяца бесплатно

Мы сотрудничаем со всеми ключевыми операторами ЭДО России. Если вы работаете в одной системе электронного документооборота, а ваши контрагенты в другой, для вас действует роуминг.

Возможности системы

Создание, подписание и отправка любых типов документов
Система позволяет работать как с формализованными, так и неформализованными документами.
Резервное копирование и протоколирование событий обработки документов
Документ невозможно потерять или испортить: его копия сохраняется в системе, а история действий поможет исправить ошибку
Защищенный канал
Злоумышленники не перехватят ваши данные
Модуль интеграции с 1С
Не нужно переносить документы из 1С: работать с ними можно прямо в Транскрипте
Разграничение доступа к системе
Работают два режима: ограниченный (только просмотр документов) и режим с правом подписи
Подключение к другим учётным системам при помощи API
Транскрипт работает и с вашей собственной информационной системой

Узнать больше о системе «Транскрипт»

3 шага для начала работы в системе

Получите электронную подпись
Это аналог собственноручной подписи. Электронная подпись придает документам юридическую значимость.
Зарегистрируйтесь в системе
Пройдите простую процедуру регистрации. Если возникнут трудности, наши менеджеры готовы помочь.
Добавьте контрагентов
Найдите контрагентов по ИНН или вышлите им приглашение в нашу систему

Зарегистрироваться

Зачем переходить на электронный документооборот