Электронный документооборот (ЭДО) — это работа с документами в электронном виде, причем не с копиями, а оригиналами.

Мы давно не пишем бумажных писем, потому что электронная почта надежнее, дешевле и быстрее. То же происходит с электронным документооборотом. Значимость бумажных и электронных документов одинакова, но экономит время, деньги и место в офисе. Переводить в электронный вид предыдущие документы при этом не требуется.

В электронный вид переводят: счета, счета-фактуры, накладные, акты, договоры, уведомления, реестры и другие документы произвольного формата.

Для ФНС и судов электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, если подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) — аналогом синей подписи с печатью, отправлены через оператора ЭДО.

Зачем переходить на электронный документооборот

  • Процессы ускоряются
  • У компании больше денег
  • Обмен документами не зависит от внешних факторов
Процессы ускоряются

Бумажный документ живет в физическом мире. В нем Галина Петровна кладет акты не в ту папку, отдел закупок задерживает согласование из-за дня рождения руководителя, а курьерская служба отказывается доставлять документ раньше понедельника, хотя сегодня среда. Из-за этого страдает работа, а компания теряет деньги.

В системе ЭДО найти документ так же просто, как отыскать что-нибудь в интернете. Передача между компаниями мгновенная, без посредников и не зависит от расстояния.

У компании больше денег

Подсчитаем, сколько стоит отправка по почте. Один пакет бумаг — 50 рублей. Чтобы отвезти его в отделение почты, нужно выделить сотрудника. Предположим, он потратил на это час: ехал, заполнял документы, стоял в очереди — без форс-мажоров. Если его зарплата 25 тысяч рублей, компания заплатила на эту отправку дополнительно 156 рублей — время работы этого сотрудника. Итого 206 рублей за один пакет документов. Но это при условии, что он был правильно составлен.

Отправка электронного документа в системе ЭДО — от 3 до 8 рублей, никаких дополнительных расходов. Минимум в 26 раз дешевле почтового отправления.

Обмен документами не зависит от внешних факторов

Почта задержала отправку из-за погоды, курьер заблудился и не нашел офис, служба доставки закрылась пораньше перед праздником. Закрывающий документ не пришел вовремя, договор не был подписан.

В системе ЭДО вероятность неудачной отправки ничтожно мала. Если случится сбой, она восстановится через пару часов и контрагент обязательно получит электронный документ.

  • на 75%

    меньше времени уходит на обработку документов

  • на 50%

    увеличивается производительность сотрудников

  • на 80%

    сокращаются траты на хранение документов

По данным Norton Nolan Institute

Кому полезен электронный документооборот

Руководителю

  • чтобы оптимизировать расходы: с электронным документооборотом не нужно тратиться на почту и курьеров;
  • чтобы сократить время работы сотрудников с документами;
  • чтобы освободить место, которое занимают бумажные архивы.

Бухгалтеру

  • чтобы принимать документы от контрагентов и поставщиков основных услуг: газа, воды, электричества, связи;
  • чтобы закрывать отчетный период вовремя: закрывающие первичные документы доходят за две минуты;
  • чтобы не тратить время на исправления: система сама проверяет документы на соответствие формату

Как понять, что вам нужен ЭДО

  • У вас более 50 контрагентов
  • Вы отправляете документы по почте или курьером
  • Ваши менеджеры лично отводят договоры и акты
  • Ваши сотрудники тратят больше половины рабочего времени на работу с документами

Система электронного документооборота «Транскрипт»

Система ЭДО от Такснета. Работает с электронной подписью любого аккредитованного удостоверяющего центра РФ.

Отправка 1 документа
от 3 рублей

При регистрации в системе отправка 50 документов на 3 месяца бесплатно

Мы сотрудничаем со всеми ключевыми операторами ЭДО России. Если вы работаете в одной системе электронного документооборота, а ваши контрагенты в другой, для вас действует роуминг.


ПОДКЛЮЧИТЬСЯ К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ

Популярные тарифы на электронный документооборот

  • Тарифный план — 100

    Лимит исходящих документов
    100 шт.
    Стоимость отправки одного документа
    7 руб.
    Стоимость тарифного плана
    700 руб.
    При первичном подключении предоставляется «Бонус» в виде 50 бесплатных отправок. Срок действия «Бонуса» – 3 месяца с момента активации.
  • Тарифный план — 500

    Лимит исходящих документов
    500 шт.
    Стоимость отправки одного документа
    5 руб.
    Стоимость тарифного плана
    2 500 руб.
    При первичном подключении предоставляется «Бонус» в виде 50 бесплатных отправок. Срок действия «Бонуса» – 3 месяца с момента активации.
  • Тарифный план — 1000

    Лимит исходящих документов
    1 000 шт.
    Стоимость отправки одного документа
    4,75 руб.
    Стоимость тарифного плана
    4 750 руб.
    При первичном подключении предоставляется «Бонус» в виде 50 бесплатных отправок. Срок действия «Бонуса» – 3 месяца с момента активации.

Возможности системы

  • Создание, подписание и отправка любых типов документов

    Система позволяет работать как с формализованными, так и неформализованными документами.
  • Резервное копирование и протоколирование событий обработки документов

    Документ невозможно потерять или испортить: его копия сохраняется в системе, а история действий поможет исправить ошибку
  • Защищенный канал

    Злоумышленники не перехватят ваши данные
  • Модуль интеграции с 1С

    Не нужно переносить документы из 1С: работать с ними можно прямо в Транскрипте
  • Разграничение доступа к системе

    Работают два режима: ограниченный (только просмотр документов) и режим с правом подписи
  • Подключение к другим учётным системам при помощи API

    Транскрипт работает и с вашей собственной информационной системой

3 шага для начала работы в системе

  1. Получите электронную подпись

    Это аналог собственноручной подписи. Электронная подпись придает документам юридическую значимость.

  2. Зарегистрируйтесь в системе

    Пройдите простую процедуру регистрации. Если возникнут трудности, наши менеджеры готовы помочь.

  3. Добавьте контрагентов

    Найдите контрагентов по ИНН или вышлите им приглашение в нашу систему

Оставить отзыв