Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании

Документооборот — перемещение деловых бумаг внутри компании. Этот процесс занимает много времени. С помощью грамотной автоматизации можно его ускорить и оптимизировать. Система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов упрощает и оптимизирует деятельность предприятия. Заказать ее установку можно в компании Taxnet.

Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании

Организация делопроизводства позволяет оптимизировать рабочий процесс. Поэтому система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов пользуется несомненным спросом.

Чтобы понять, какое значение имеет ЭДО, стоит начать с сути этих определений:

• Бизнес-процессы — это усилия и мероприятия, направленные на создание продукта или услуги.
• Автоматизация бизнес-процессов — интеграция специальной программной системы, позволяющей большинство рутинной (типовой) деятельности предприятия выполнять без участия человека.
• Электронный документооборот — этап автоматизации бизнеса. Он позволяет исключить рутинный ручной труд, повышает скорость обработки информации и удобство оперирования массивами данных. С его помощью составление, движение, учет бумаг и контроль результатов осуществляются в автоматическом режиме.

Системы электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов стали одним из самых популярных комплексных решений для бизнеса.

Особенно часто к их внедрению прибегают корпоративные клиенты. Среди них — крупные банковские учреждения, концерны, государственные службы.

Это не удивительно, ведь компании с СЭД функционируют в едином информационном пространстве. У всех подразделений предприятия единый документооборот и информационно-нормативная база.

Плюсы электронного документооборота

• Большая эффективность бизнес-процессов. Ошибки, допущенные вследствие поздней обработки или утери данных, могут дорого обойтись компании.
• Экономия до 75% времени. В рамках предприятия — за счет быстрого автоматизированного анализа по заданному алгоритму, ускоряющего принятие решений. В отношении отдельных сотрудников — по 2,5 рабочих дня в месяц на сокращении времени поиска и обработки информации.
• Увеличение производительности труда на 25%. Делопроизводство подразумевает обработку значительных массивов информации. С помощью автоматизации можно сократить затраты, ускорить согласование.
• Защита конфиденциальных данных от несанкционированного доступа. Достигается путем наделения каждого пользователя системы определенным уровнем допуска.
• Экономия средств. Обеспечивается дешевизной обработки электронных документов. Не нужны затраты на хранение, доставку, расходные материалы, оборудование.
• Единое информационное пространство компании. Общая инфраструктура филиалов и подразделений повышает прозрачность работы. Обеспечивает быстрый анализ и контроль эффективности.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов от Taxnet

Система автоматизации, внедряемая сотрудниками Taxnet, имеет высокую функциональность. В ней учтены основные аспекты современного делопроизводства и документооборота. Мы предлагаем продукт, решающий следующие рабочие моменты:

• Создание глобальной электронной структуры компании. Организация бесперебойной работы нескольких канцелярий (в филиалах/подразделениях).
• Распределение прав доступа. Каждый сотрудник получает свою собственную роль, в рамках которой имеет соответствующий уровень доступа к документам, дискам.
• Работа с корреспонденцией. Под этим понимается обработка любой документации: служебных записок, письменных обращений, писем и электронной корреспонденции.
• Поисковая система. Централизованный доступ к документации позволяет быстро извлекать необходимую информацию из находящихся в системе документов.
• Анализ статистики. Благодаря быстрой автоматизированной обработке массива данных можно получать достоверную статистику по любому заданному запросу.
• Интеграция с офисными программами и цифровыми сервисами. Дает возможность в работу предприятия интегрировать программное обеспечение и ставить цифровую подпись.
• Дистанционное управление. Руководители могут управлять всеми процессами в удаленном режиме, назначая ответственных и контролируя результаты их деятельности.

Внедрение разработанной нами системы электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов позволяет оптимизировать управление на предприятии. Это реализуется путем создания четких инструкций и формализации большинства рабочих моментов.

Вопросы, интересующие заказчиков

Крупные государственные и частные компании, выступающие в роли заказчиков, интересует ряд вопросов, требующих прояснения перед принятием окончательного решения.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов для небольших компаний легко устанавливается и разворачивается на отдельных ПК. Ее легко настраивать.

Такие решения нетребовательны к уровню знаний и опыту персонала, не требуют технической поддержки. Их может администрировать человек, имеющий невысокую квалификацию. Достаточно прочесть документацию и посмотреть пару обучающих роликов.

Безусловно, чем больше предприятие, тем дороже будет осуществить автоматизацию бизнес-процессов в системе документооборота. Это связано с невозможностью использования стандартизированных программ.

Каждое предприятие нуждается в своей собственной экосфере делопроизводства. Поэтому при разработке СЭД тщательно изучаются все бизнес-процессы, протекающие на предприятии. Иногда это может занимать длительный срок, зато результат быстро окупится.

Внедрение СЭД — это установка оборудования, создание внутренних сетей, инсталляция необходимого программного обеспечения, а также обучение персонала. Последнее — очень важно для достижения наивысшей эффективности.

Результатом внедрения является 100% безбумажное делопроизводство:

• Однократный ввод документа в систему, регистрация в единой базе. Отсутствие дубликатов.
• Выявление стадии движения документа и ответственного за его исполнение сотрудника.
• Удобный поиск по минимальным заданным параметрам. Трекинг по штрих-коду. Эффективная отчетность.

Учитывая, что в нынешних условиях быстрота реакции на меняющуюся конъюнктуру рынка является одним из составляющих успеха, СЭД — обязательный этап автоматизации любого бизнеса.

Наша компания при разработке систем ориентируется на пожелания заказчика, упрощает процесс инсталляции и настройки. Это позволяет сотрудникам заказчика быстро осваивать электронный документооборот и вливаться в работу.

Подробнее о том, что представляет собой система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов, вы можете узнать у нашего менеджера. Звоните, будем рады помочь!