Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы и минусы электронного документооборота

Внешний документооборот компании стал настолько велик, что сотрудники не успевают обрабатывать? Задумались о том, как ускориться? Как вовремя. Уже многие вещи перешли в электронный формат. Разберем особенности электронного документооборота. Для кого это выгодно, прежде всего?

Содержание:

• Плюсы электронного документооборота
• Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот
• Кому будет полезен электронный документооборот
• Тарифные планы

Сначала узнаем, что такое электронный документооборот. Это система обработки документов в электронном виде. Электронные документы подписываются специальной электронно-цифровой подписью. Они имеют юридическую силу, а значит иметь бумажный формат необязательно. Системой электронного документооборота пользуются как малые, так и крупные организации. Ежегодно объем рынка систем ЭДО увеличивается на 11-13% (по оценке TAdviser). Какие же достоинства и недостатки имеет электронный документооборот?

Плюсы электронного документооборота

1. Юридическая значимость. Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.

2. Сокращаются затраты. Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО «Транскрипт» от 3 рублей.

3. Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника. Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.

   Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.

4. Быстрый поиск и хранение документов.

   Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки.  Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.

5. Отслеживается статус каждого документа в реальном времени. Ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.

6. Электронный документ в защите и сохранности. Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.

7. Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном. Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.

Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот.

Большинство из них связано с нежеланием менять привычный способ обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.

1. Переходный период. Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.

   Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в «реале».

2. Помощь в подключении к ЭДО. Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо помочь контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который поможет относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.

   Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.

Кому будет полезен электронный документооборот?

Рассмотрев особенности электронного документооборота, сделаем вывод, что он, прежде всего, необходим компаниям с значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.

Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей, упростив процесс внешнего документооборота.

Мы рекомендуем систему электронного документооборота «Транскрипт».

Ознакомьтесь с нашими тарифами.