Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы и минусы электронного документооборота

Внешний документооборот компании стал настолько велик, что сотрудники не успевают обрабатывать? Задумались о том, как ускориться? Как вовремя. Уже многие вещи перешли в электронный формат. Разберем особенности электронного документооборота. Для кого это выгодно, прежде всего?

Плюсы и минусы электронного документооборота

Содержание:

  • Плюсы электронного документооборота
  • Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот
  • Кому будет полезен электронный документооборот
  • Тарифные планы

Сначала узнаем, что такое электронный документооборот. Это система обработки документов в электронном виде. Электронные документы подписываются специальной электронно-цифровой подписью. Они имеют юридическую силу, а значит иметь бумажный формат необязательно. Системой электронного документооборота пользуются как малые, так и крупные организации. Ежегодно объем рынка систем ЭДО увеличивается на 11-13% (по оценке TAdviser). Какие же достоинства и недостатки имеет электронный документооборот?

Плюсы электронного документооборота

  1. Юридическая значимость. Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.

  2. Сокращаются затраты. Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО «Транскрипт» от 3 рублей.

  3. Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника. Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.

    Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.

  4. Быстрый поиск и хранение документов.

    Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки.  Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.

  5. Отслеживается статус каждого документа в реальном времени. Ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.

  6. Электронный документ в защите и сохранности. Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.

  7. Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном. Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.

Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот.

Большинство из них связано с нежеланием менять привычный способ обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.

  1. Переходный период. Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.

    Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в «реале».

  2. Помощь в подключении к ЭДО. Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо помочь контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который поможет относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.

    Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.

Кому будет полезен электронный документооборот?

Рассмотрев особенности электронного документооборота, сделаем вывод, что он, прежде всего, необходим компаниям с значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.

Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей, упростив процесс внешнего документооборота.

Мы рекомендуем систему электронного документооборота «Транскрипт».

Ознакомьтесь с нашими тарифами.

Тариф 100 На 1 год
100 Исходящих документов
7 руб. Стоимость одного отправления
700 руб. Стоимость тарифа
Тариф 500 На 1 год
500 Исходящих документов
5 руб. Стоимость одного отправления
2 500 руб. Стоимость тарифа
Тариф 1000 На 1 год
1 000 Исходящих документов
4,75 руб. Стоимость одного отправления
4 750 руб. Стоимость тарифа
Тариф 3000 На 1 год
3 000 Исходящих документов
4 руб. Стоимость одного отправления
12 000 руб. Стоимость тарифа
Тариф 5000 На 1 год
5 000 Исходящих документов
3 руб. Стоимость одного отправления
15 000 руб. Стоимость тарифа
Тариф 10000 На 1 год
10 000 Исходящих документов
2,7 руб. Стоимость одного отправления
27 000 руб. Стоимость тарифа
Тариф 15000 На 1 год
15 000 Исходящих документов
2,5 руб. Стоимость одного отправления
37 500 руб. Стоимость тарифа
Тариф 20000 На 1 год
20 000 Исходящих документов
2,5 руб. Стоимость одного отправления
50 000 руб. Стоимость тарифа

Другие статьи